INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Reservada a los Voluntarios que deseen participar en la organización del evento organizado por la Fundación Meeting por la amistad entre los pueblos
(de conformidad con el art. 13 del Reglamento UE 2016/679, D.Lgs 101/2018 y D.Lgs 196/2003)
De conformidad con los artículos 13 y 14 del Reglamento UE 2016/679 (RGPD), D.Lgs 101/2018 y D.Lgs 196/2003, la Fundación Meeting por la amistad entre los pueblos ETS, con sede en Rimini, Via Flaminia n.º 18, en calidad de Responsable del Tratamiento, le informa de que sus datos personales recopilados en el momento de la inscripción, incluidos imágenes y vídeos obtenidos durante el evento, serán tratados de acuerdo con la normativa anteriormente mencionada. En relación con dichos tratamientos, se facilita la siguiente información.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del Tratamiento de los datos, de conformidad con la ley, es Fondazione Meeting per l’amicizia fra i popoli ETS (en adelante, “Fondazione Meeting”), NIF/CIF: 01254380403, con domicilio en Rimini, Via Flaminia n.º 18 (CP 47923), dirección de correo electrónico: meeting@meetingrimini.org.
Aunque no esté previsto por la normativa vigente, la Fondazione Meeting ha considerado oportuno, para un cumplimiento constante y adecuado de la normativa y en garantía de los interesados, nombrar a un Responsable de Protección de Datos (DPO – Data Protection Officer), que puede ser contactado en la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@meetingrimini.org.
BASE JURÍDICA DEL TRATAMIENTO
La base jurídica del tratamiento es el interés legítimo del Responsable del Tratamiento con la finalidad de gestionar el evento “Meeting por la amistad entre los pueblos”, actividad principal e imprescindible de la Fundación, además del consentimiento explícito otorgado por el candidato voluntario en el momento de la inscripción en línea mediante el formulario específico preparado por la Fondazione Meeting.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
La Fondazione Meeting tratará sus datos personales sobre la base de su consentimiento libre e informado y para finalidades (ilustrativas, didácticas, educativas, culturales, formativas, no lucrativas) estrictamente relacionadas e instrumentales a sus actividades. Los datos personales, las imágenes fijas y en movimiento y cualquier otra información proporcionada durante la inscripción al voluntariado y en las fases de montaje, desarrollo y desmontaje del evento serán objeto de archivo (en archivos informáticos y en papel, bases de datos y servidores de la Fondazione Meeting).
Con el consentimiento del interesado, el Responsable podrá recoger y reproducir su imagen (fija y/o en movimiento) de forma gratuita y comunicarla o difundirla únicamente con fines de documentación de los eventos relacionados con el Meeting. Asimismo, podrá utilizar sus datos e imágenes (fijas y/o en movimiento) para la promoción del evento en redes sociales, prensa u otros medios.
Las imágenes se conservarán hasta la retirada del consentimiento.
Se entiende que sus datos recopilados no serán divulgados, sino que se conservarán exclusivamente en los archivos informáticos y en papel de la Fondazione Meeting. El tratamiento de los datos necesario para las finalidades descritas es imprescindible para una correcta gestión de la relación y su suministro es obligatorio para alcanzar dichas finalidades.
Le recordamos que, si no está de acuerdo con los tratamientos relativos al envío de comunicaciones y a la gestión de imágenes fijas y en movimiento indicados anteriormente, aunque sean necesarios para la organización del evento, puede comunicárnoslo y, en consecuencia, suspenderlos simplemente escribiendo a meeting@meetingrimini.org.
MODALIDADES DE TRATAMIENTO Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN
El tratamiento de los datos personales recopilados y facilitados por usted se realiza mediante herramientas manuales, informáticas y telemáticas, y los mismos se introducen en bases de datos a las que podrán acceder únicamente personas expresamente autorizadas para el tratamiento de datos personales. Los datos se tratan según criterios estrictamente relacionados con las finalidades anteriormente indicadas, durante el tiempo necesario establecido por la ley y, en todo caso, garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la protección de la confidencialidad, seguridad, exactitud y pertinencia de los datos. Los datos no son objeto de decisiones automatizadas ni de elaboración de perfiles.
Sus datos serán tratados únicamente por personas pertenecientes a la Fondazione Meeting expresamente autorizadas por el Responsable, y en particular por las siguientes categorías:
Oficina de Voluntarios del Meeting
Otros departamentos del Meeting
Dirección
Colaboradores y Empleados
Sus datos también podrán ser comunicados a terceros debidamente designados como “Encargados externos del tratamiento”, como entidades públicas y/o privadas a las que la comunicación de datos sea obligatoria o necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales o para la gestión del evento “Meeting por la amistad entre los pueblos”.
DIFUSIÓN
Sus datos – excluyendo sus datos personales de contacto (correo electrónico, dirección de residencia y domicilio, número de teléfono, datos del documento de identidad y código fiscal) – podrán ser difundidos mediante su publicación en los sitios web o redes sociales del Responsable.
PERÍODO DE CONSERVACIÓN
De conformidad con los principios de licitud, limitación de la finalidad y minimización de datos establecidos en el artículo 5 del RGPD, sus datos personales se conservarán durante un período no superior al necesario para alcanzar las finalidades para las que fueron recopilados y tratados, respetando los plazos legales obligatorios y, en cualquier caso, no más de cinco años o hasta que solicite la retirada del consentimiento.
DERECHOS DEL INTERESADO
En cualquier momento, puede acceder a sus datos, oponerse al tratamiento o solicitar la eliminación, modificación o actualización de toda la información personal recopilada por el Responsable, ejercer el derecho a la limitación del tratamiento y el derecho a la portabilidad de los datos, enviando simplemente un correo electrónico a privacy@meetingrimini.org o una carta a la sede del Responsable indicada anteriormente.
El interesado puede, si considera que sus derechos no han sido satisfechos, dirigirse directamente a la Autoridad de Protección de Datos.
La presente información ha sido puesta a su disposición en el formulario de inscripción como voluntario al evento Meeting y enviada por correo electrónico al finalizar el proceso de registro.
